Niemal co drugi pracownik uważa chaos w procesach i projektach zespołowych za największą przeszkodę w pracy

Komfort pracy jest stanem, do którego z oczywistych względów dążą wszyscy pracownicy. Każdy chce funkcjonować w dobrych, sprzyjających warunkach i doświadczać jak najmniej przeszkód, pełniąc codzienne obowiązki. Tymczasem, jak wynika z najnowszego badania Hays Poland, specjalistki i specjaliści mierzą się z wieloma trudnościami w pracy. Wśród najczęściej wymienianych znalazły się chaos w procesach i projektach zespołowych oraz dużo nagłych zmian lub zadań ad hoc.

Choć wynagrodzenie niezmiennie od lat pozostaje głównym powodem satysfakcji z pracy, to dla pracowników liczy się też coś więcej. Ważne są dla nich możliwości rozwoju, dobre relacje ze współpracownikami, czy zwyczajnie komfort pracy. Jednak jak wykazuje badanie Hays – spokój ten nie zawsze jest łatwy do osiągnięcia.

Brak organizacji pracy i nagłe zmiany

Ostatnie lata wymagały od pracowników i pracodawców dużej elastyczności oraz konieczności szybkiego dostosowania się do zmian. Nie dość, że transformacji uległy potrzeby i oczekiwania rynku, to zaczęto zmieniać dotychczasowe modele współpracy. Obecnie pracownicy znacznie częściej niż jeszcze kilka lat temu pracują w zespołach zdalnych i międzynarodowych. Bez wątpienia był to wyczerpujący czas.

Czy po okresie wielu zmian udało się ustabilizować i unormować sposób działania organizacji? Nie zawsze i nie do końca, bowiem 46 proc. respondentów najnowszego badania Hays Poland, przeprowadzonego wśród blisko 1200 specjalistów na przełomie listopada i grudnia 2023, za największą przeszkodę w pracy uważa chaos panujący w procesach i projektach zespołowych.

Powodów takiego stanu rzeczy można upatrywać w wielu źródłach – niewystarczająco uporządkowanej strukturze organizacji, wysokiej rotacji pracowników czy nieefektywnym zarządzaniu, które może być połączone z niedostatecznymi kompetencjami liderskimi wśród kadry menedżerskiej.

– W obliczu podobnych problemów zgłaszanych przez pracowników, kluczowe staje się dokładne przeanalizowanie sytuacji przez kadrę wyższego szczebla. Warto zastanowić się, jak realnie wygląda współpraca i kształtowanie procesów w firmie, co minimalizuje ich efektywność i jak często wprowadzane są zmiany. Nieocenione w stawianiu czoła tej przeszkodzie będą również indywidualne rozmowy z pracownikami lub zewnętrznymi ekspertami z zakresu HR, którzy dostarczą obiektywnej, niezależnej opinii – tłumaczy Agnieszka Kolenda, Executive Director w Hays Poland.

Zdaniem pracowników problem tkwi także w dużej liczbie zmian wprowadzanych zbyt nagle lub pospiesznie oraz liczbie wcześniej niezaplanowanych, lecz wymagających natychmiastowej uwagi zadań ad hoc (37 proc.). To właśnie one najczęściej powodują wypadanie z rytmu w trakcie pracy, konieczność ciągłej zmiany priorytetów oraz ogólny bałagan i zagubienie.

Braki kadrowe prowadzące do nadgodzin

Niemal 1/4 respondentów jako przeszkodę w pracy wskazuje również niewystarczającą liczbę pracowników. Może się to przekładać się na zwiększenie liczby obowiązków w przeliczeniu na jedną osobę, a w konsekwencji prowadzić do nadgodzin, przemęczenia oraz spadku efektywności pracy. To, że obecnie jest to rzeczywiście duży problem, potwierdza raport Hays i Baker McKenzie „Nadgodziny 2023”.

Ponadto niemal co piąty ankietowany przyznaje, że firma ma słabe zaplecze technologiczne lub skomplikowane regulacje i zasady, co zamiast ułatwiać pracę, jedynie ją utrudnia. Trudno bowiem efektywnie i sprawnie pracować w sytuacji, gdy przykładowo wiele prostych zadań administracyjnych nadal trzeba wykonywać manualnie, otrzymywać zgodę na uzyskanie określonych danych z kilku źródeł lub wielokrotnie sprawdzać rezultaty po zawodnej technologii.

Dobra informacja jest taka, że zaledwie 5 proc. respondentów jako przeszkodę w pracy wskazała złe relacje ze współpracownikami. – Fakt, że niewielki odsetek pracowników jako główną przeszkodę w pracy wskazuje na złe relacje z kolegami i koleżankami, może oznaczać, że pracodawcy – mimo doświadczania rynkowej niepewności – dbają o integrację i dobrą atmosferę w zespołach. Jest to niezwykle ważne, ponieważ wzbudza poczucie jedności u pracowników, co z kolei wzmacnia wzajemne wsparcie i zaufanie – dodaje Agnieszka Kolenda.

Problem jest, wsparcia nie ma?

Pomimo licznych przeszkód doświadczanych przez pracowników, tylko 33 proc. jednoznacznie stwierdza, że otrzymuje wsparcie od pracodawcy w walce z nimi. Jednocześnie prawie 40 proc. z reguły nie otrzymuje go wcale, a 28 proc. nie jest w stanie odpowiedzieć na to pytanie. Czym może być to spowodowane? Prawdopodobnych scenariuszy jest wiele.

Potencjalnym powodem jest luka w komunikacji. Może być tak, że pracownicy w sposób niewystarczający komunikują przełożonym problemy, z jakimi się mierzą. Niewykluczone jest również to, że to szefowie nie zawsze są w stanie je rozwiązać.

– Wspieranie pracowników to bardzo często już sama umiejętność wysłuchania tego, co mówią i prawdziwego zrozumienia wyzwań, z jakimi się mierzą. W pracy zawsze będziemy mieć do czynienia z sytuacjami, na które ani zatrudniony, ani przełożony nie mają dużego wpływu, np. zmiany prawne, sytuacja rynkowa czy decyzje klienta. Wówczas menedżer powinien nakierować wysiłki pracownika na obszar, w którym może coś zdziałać. Wspólne spojrzenie na problem często pozwala znaleźć rozwiązanie, które wcześniej nie było tak oczywiste. Ponadto uświadomienie sobie, że nie ma idealnych organizacji i ról w pracy, pozwala z większą wyrozumiałością patrzeć na trudności, które napotykamy – tłumaczy Agnieszka Kolenda.

Przeszkody zauważone, ale co dalej?

Doświadczane przez pracowników problemy często pociągają za sobą dalsze przemyślenia. Specjalistki i specjaliści pochylają się nad problemem, lecz jak pokazuje badanie – w samotności i nierzadko z poczuciem zrezygnowania. Ponad 1/4 ankietowanych przyznaje, że pozostawiona sama sobie z przeszkodą, stara się na własną rękę minimalizować jej skutki.

Nieco ponad 1 na 5 respondentów deklaruje, że przeszkody w pracy są na tyle męczące, że stają się motywatorem do rozważań na temat zmiany pracy, a kolejne 20 proc. sądzi, że przy odrobinie dobrej woli można by było łatwo je wyeliminować. Pokazuje to zatem, że nagromadzenie się nawet niewielkich problemów w organizacji, może powodować demotywację i frustrację wśród pracowników.

Jednocześnie zaledwie 8 proc. ankietowanych jest wobec nich optymistycznie (a może nawet nieco idealistycznie) nastawiona. Grupa ta ma świadomość problemu, jednak stara się go ignorować i w pracy skupiać wyłącznie na pozytywnych aspektach.

Co dane te oznaczają dla pracodawców? Przede wszystkim dobrze jest przeprowadzać regularne rozmowy z pracownikami nie tylko o ich wynikach i rozwoju, ale w szczególności o samopoczuciu, satysfakcji z pracy oraz – jak wykazało badanie – przeszkód w niej doświadczanych. Być może dodatkowo pozwoli to na zatrzymanie odpływu pracowników z organizacji. Pomocne może być także tworzenie grup projektowych, w skład których będą wchodzili przedstawiciele różnych działów i kadry zarządzającej, mające na celu lepsze zarządzanie najczęstszymi problemami pojawiającymi się w organizacji.