Hybrydowe, online i fizyczne, długie i krótkie, spontaniczne i zaplanowane, formalne i nieoficjalne – spotkania w miejscu pracy przyjmują różną formę. Nowoczesne biuro musi wspierać nowe sposoby pracy i interakcji, oferując różne rodzaje przestrzeni do spotkań, zaprojektowane z myślą o efektywności i kreatywności.
Jakiego rodzaju spotkania najczęściej są organizowane w firmie obecnie lub mają odbywać się w przyszłości?
Aby stworzyć optymalne miejsca spotkań, należy najpierw określić, jakie rodzaje spotkań odbywają się obecnie i ustalić, jakie będą miały miejsce w przyszłości. Warto zastanowić się nad sposobem wykorzystywania różnych miejsc i ich wielkością, w kontekście czasu trwania spotkań oraz wymaganego poziomu skupienia – czy istniejące przestrzenie są dobrze dopasowane do potrzeb? Te istotne informacje ułatwiają tworzenie miejsc spotkań odpowiednio dostosowanych do metod pracy w danej organizacji. Lepsze zrozumienie, w jaki sposób pracownicy i zespoły ze sobą współpracują oraz jakie rodzaje miejsc spotkań mają dla nich wartość, stanowi podstawę optymalizacji przestrzeni biurowej.
Kompleksowe badanie przeprowadzone przez National Bureau of Economic Research wykazało, że po pandemii liczba spotkań w biurach wzrosła o 12,9%. Zaś ogólna długość spotkań zmniejszyła się o 20,1%.
Zoptymalizuj przestrzeń biurową
Oprócz tradycyjnej sali konferencyjnej nowoczesne biuro musi posiadać też inne miejsca spotkań. Mniej oficjalne spotkania mogą odbywać się w otwartych przestrzeniach podzielonych za pomocą mebli z wysokimi oparciami, ścianek działowych, rozwiązań do przechowywania lub tkanin (zasłon) – czyli rozwiązań typu room-in-a-room. W odpowiednio zaaranżowanych przestrzeniach na planie otwartym, przy wykorzystaniu odpowiednich technologii, można organizować m.in. krótkie spotkania aktualizacyjne, kreatywne, projektowe i robocze.
Przestrzeń, a nie pomieszczenie
Mówiąc o „przestrzeni” zamiast o „pomieszczeniu” można w obrazowy sposób opisać bardziej elastyczne podejście do tworzenia miejsc spotkań dopasowanych do nowych metod pracy. Kiedy przychodzimy do biura znacznie bardziej cieszy nas widok współpracowników, niż pustki, gdy niewidoczni pracują w oddzielnych pomieszczeniach. Otwarte przestrzenie sprzyjają swobodnym interakcjom między członkami różnych działów, co pomaga budować bardziej integrującą kulturę pracy. Otwierają również możliwości dostosowania otoczenia do szybkich zmian w codziennej pracy.
3 aspekty ergonomiczne do rozważenia
AKUSTYKA. Akustyka wpływa na poziom skupienia i efektywność uczestników. Twarde powierzchnie – ściany, przeszklone ścianki działowe, ekrany i tablice często spotykane w salach konferencyjnych, tworzą nieprzyjemne środowisko akustyczne, w którym występują głośne dźwięki i pogłos. Elementy dźwiękochłonne i tkaniny ocieplają atmosferę i wspomagają dobrą akustykę.
KOLORYSTYKA. Wybierając kolorystykę, weź pod uwagę rodzaj spotkania, a nie osobiste upodobania czy najnowsze trendy. Różne kolory zachęcają do różnego rodzaju aktywności. Odcienie żółci pobudzają kreatywność, a błękit działa uspokajająco. Miejsca spotkań powinny jak najlepiej komponować się z całością przestrzen biurowej, ale mogą posiadać swój własny charakter – warto pomyśleć o wrażeniach, jakie ma wywoływać każde z miejsc spotkań.
JAKOŚĆ POWIETRZA WEWNĘTRZNEGO. Dobrze funkcjonująca klimatyzacja, zwłaszcza w mniejszych pomieszczeniach bez okien, jest niezbędna, aby zapobiegać senności i spadkowi koncentracji u uczestników.
Strefy do pracy wymagającej różnego poziomu skupienia
Podczas projektowania biura ważne jest, aby wziąć pod uwagę, jak różne przestrzenie są usytuowane względem siebie. Na przykład miejsca wymagające dużego skupienia muszą być oddzielone od stref, w których panuje duży ruch i współpracownicy często wchodzą w interakcje. Na początek dobrze jest podzielić biuro na różne strefy, np. obszar aktywności o większym natężeniu ruchu, przestrzeń do pracy nad zadaniami wymagającymi średniego poziomu skupienia umożliwiającą też rozmowy z innymi oraz strefę, w której można w ciszy skoncentrować się na wymagającym tego zadaniu. Dzięki temu każdy może realizować swoje zadania w najlepszych możliwych warunkach przez cały dzień.
„Aranżacja miejsc spotkań w biurze zależy od rodzaju zebrań i wymaganego podczas nich poziomu skupienia. Na tej podstawie można określić, czy dane miejsce powinno znajdować się w otwartej czy zamkniętej przestrzeni oraz w strefie aktywności albo średniego lub wysokiego skupienia”.- Henrik Axell, strateg ds. środowiska pracy, Kinnarps
Technologia w połączeniu z aranżacją wnętrz
Dzięki odpowiedniej technologii mamy większy wybór w zakresie sposobu i miejsca pracy – również w fizycznej przestrzeni biurowej. Potrzeba stosowania technologii odgrywa zatem ważną rolę w planowaniu miejsc spotkań w biurze. Czy wszystkie miejsca spotkań powinny umożliwiać połączenie online z osobą spoza biura? Np. z innego oddziału firmy, lobby hotelowego, kawiarni, pociągu lub z domu. A może lepiej sprawdzi się kilka funkcjonalnych przestrzeni do spotkań online i hybrydowych, a reszta powinna być zoptymalizowana pod kątem spotkań na miejscu? Przed zmianą układu biura warto dokładnie rozważyć, które spotkania sprawdzają się najlepiej w formacie cyfrowym lub hybrydowym, a które powinny odbywać się tylko na miejscu. Warto też określić, które miejsca spotkań wymagają rezerwacji.
Wyposażenie do miejsc spontanicznych spotkań i interakcji społecznych
Chociaż komunikacja cyfrowa znacznie się rozwinęła, spotkania fizyczne nadal mają kluczowe znaczenie dla budowania silnej kultury organizacyjnej, rozwijania relacji i wspomagania zaangażowania. Niezależnie od postępu technologicznego ludzie są z natury społeczni i potrzebują towarzystwa innych. Spotkania osobiste ułatwiają odczytywanie mowy ciała i pozwalają poczuć więź z innymi oraz empatię w sposób, który jest trudny do odtworzenia w środowisku wirtualnym. Niewielkie zmiany w wyrazie twarzy, intonacja, ruchy rąk i kontakt wzrokowy wzmacniają komunikat, który chcemy przekazać.
Codziennie w miejscach pracy odbywają się spontaniczne spotkania. Współpracownicy spotykają się na korytarzu, przy ekspresie do kawy i odwiedzają się przy stanowiskach pracy, by uzyskać odpowiedzi na pytania lub odbyć burzę mózgów. Tego typu spontaniczne spotkania są ważne nie tylko ze względu na relacje między pracownikami, lecz także sprzyjają współpracy i rozwiązywaniu problemów. Otwarte, wygodne i przyjazne miejsca do siedzenia lub stania w wybranych częściach biura tworzą pracownikom warunki do spędzenia chwili przerwy na rozmowie. Warto zastanowić się, w jaki sposób organizacja zachęca ludzi do spotkań i czy układ biura to odzwierciedla.
W badaniu zapytano 5000 pracowników biurowych, jakiego rodzaju spotkania będą według nich odbywać w biurze w przyszłości. Szacunkowy rozkład odpowiedzi pokazał, że spontaniczne spotkania stanowią aż 18%. W rezultacie projektując biuro przyszłości, należy brać pod uwagę wiele czynników.
