Rozmowy ze świadkami w postępowaniach wyjaśniających – jak je prowadzić profesjonalnie i skutecznie?

W tym newsletterze przedstawiamy praktyczny przewodnik po tym, jak prowadzić rozmowy z osobami zaangażowanymi w sprawę, jakich zasad przestrzegać i w jaki sposób dokumentować ich przebieg.

Po co rozmawiać ze świadkami?

Celem postępowania wyjaśniającego jest ustalenie faktów i zgromadzenie wszystkich istotnych informacji dotyczących konkretnego zdarzenia. W większości przypadków samo zebranie dokumentów i danych nie wystarcza, aby właściwie ocenić sytuację. Potrzebujemy nie tylko informacji co się wydarzyło, ale też jak i dlaczego do tego doszło. Tego rodzaju kontekst najczęściej dostarczają osoby, które:

• były świadkami zdarzeń,
• uczestniczyły w procesach, których dotyczy postępowanie,
• znają wewnętrzne mechanizmy działania organizacji.

Rozmowy ze świadkami pozwalają m.in.:

• wyjaśnić znaczenie lub okoliczności dokumentów i korespondencji,
• potwierdzić ustalenia dokonane na podstawie danych,
• zidentyfikować dodatkowe źródła dowodów lub osoby zaangażowane,
• zbudować spójny obraz przebiegu zdarzeń.

Czym różni się rozmowa wyjaśniająca od przesłuchania?

W odróżnieniu od przesłuchań prowadzonych przez organy ścigania, rozmowy wyjaśniające w ramach postępowania wewnętrznego nie są formalnie uregulowane przepisami kodeksu postępowania karnego czy cywilnego. Mimo to, muszą spełniać określone standardy:

• zapewniać obiektywizm i bezstronność,
• opierać się na wcześniej przygotowanym scenariuszu,
• odbywać się w sposób poufny i zgodny z zasadami etyki.

W praktyce rozmowy mogą przybierać dwie formy:

• rozmowa formalna – zaplanowana i prowadzona przez przeszkolony zespół, z osobą notującą obecną podczas spotkania,
• rozmowa nieformalna – prowadzona „przy okazji” lub na wcześniejszym etapie, której celem jest zebranie wstępnych sygnałów lub zidentyfikowanie kierunku dalszych działań.

Z jakimi typami świadków możemy mieć do czynienia?

Każdy świadek pełni inną funkcję w procesie wyjaśniania zdarzeń. Ich wiarygodność i wartość dowodowa zależą, m.in. od rodzaju relacji ze sprawą oraz sposobu, w jaki przedstawiają informacje.

1. Świadek bezpośredni (naoczny)

• Obserwował zdarzenie lub brał w nim udział.
• Zwykle najcenniejsze źródło informacji.
• Należy zwrócić uwagę na spójność, szczegółowość oraz emocje towarzyszące wypowiedzi.

2. Świadek pośredni (ze słyszenia)

• Powtarza informacje uzyskane od innych osób.
• Może być przydatny jako punkt wyjścia do dotarcia do świadków bezpośrednich.
• Wymagana weryfikacja jego relacji przez inne źródła.

3. Osoba posiadająca wiedzę specjalistyczną

• Zna procesy, systemy lub specyfikę organizacji.
• Pomaga zrozumieć techniczny lub proceduralny kontekst zdarzenia.
• Niezastąpiona przy analizie złożonych lub nietypowych przypadków.

4. Potencjalny sprawca lub osoba pokrzywdzona

• Z ich relacjami należy obchodzić się szczególnie ostrożnie.
• Nawet jeśli nie mówią prawdy – warto analizować to, co chcą ukryć lub jak się bronią.
• Rozmowa wymaga empatii, profesjonalizmu i zachowania pełnej kontroli nad przebiegiem spotkania.

Przed przystąpieniem do rozmów dobrze jest zaplanować ich kolejność. W przypadku postępowań wyjaśniających zainicjowanych zgłoszeniem sygnalisty, zaleca się umieszczenie takiej osoby na początku listy w celu wysłuchania zgłaszającego i uzyskania szczegółów domniemanego naruszenia. Pozwala to także na udzielenie zapewnienia sygnaliście, że jego zgłoszenie jest traktowane poważnie przez organizację. Na liście osób do rozmowy znajdzie się również potencjalny sprawca naruszenia i osoby zamieszane w niewłaściwe zachowanie. Rozmowy z tymi osobami są przeprowadzane zazwyczaj na końcu, aby móc przedstawić im fakty związane z przedmiotem postępowania i przeprowadzić rozmowę w najbardziej efektywny sposób. Taka kolejność nie jest regułą, wszystko zależy od specyfiki konkretnej sprawy i obranej przez zespół wyjaśniający strategii.

Jak przygotować się do rozmowy?

Dobrze zaplanowana rozmowa to podstawa skutecznego postępowania. Kluczowe elementy przygotowania to:

1. Merytoryczne przygotowanie

• Zapoznaj się z dokumentacją sprawy.
• Zaplanuj kolejność rozmów.
• Przeanalizuj możliwe role rozmówcy i odpowiednio opracuj wstępne pytania.
• Ustal, jaki zakres informacji chcesz uzyskać.

2. Organizacja rozmowy

• Zadbaj o obecność dwóch osób (prowadzący i notujący).
• Zaplanuj neutralne miejsce spotkania, umożliwiające poufną i swobodną rozmowę.
• Przygotuj zestaw pytań otwartych i wariantowych.

3. Zasady etyczne i proceduralne

• Zachowaj obiektywizm – nie formułuj ocen ani zarzutów.
• Podkreśl poufność rozmowy i jej znaczenie dla postępowania.
• Zadbaj o spokojną, niekonfrontacyjną atmosferę.

Przebieg rozmowy – krok po kroku

1. Wprowadzenie

• Wyjaśnij cel rozmowy, swoją rolę oraz ramy postępowania.
• Upewnij się, że rozmówca rozumie, że nie ma obowiązku prawnego udzielania odpowiedzi (chyba że przepisy wewnętrzne stanowią inaczej).

2. Zadawanie pytań

• Stosuj pytania otwarte: „Jak Pan(i) postrzegał(a) tę sytuację?”, „Co wydarzyło się w tym dniu?”.
• Używaj pytań zamkniętych w celu zebrania konkretnych faktów: „W jakim okresie miało to miejsce?”, „Czy rozmawiał(a) Pan(i) o tym ze swoim przełożonym?”.
• Unikaj pytań sugerujących odpowiedź.

3. Dopytywanie i porządkowanie informacji

• Jeśli wypowiedź jest niejasna – dopytuj o szczegóły.
• Proś o konkretne daty, osoby, lokalizacje.

4. Podsumowanie i zamknięcie

• Przedstaw zwięzłe streszczenie najważniejszych ustaleń.
• Zapytaj, czy rozmówca chce coś dodać lub sprostować.

Dokumentowanie rozmów – jak robić to rzetelnie?

Sposób dokumentowania zależy od rodzaju rozmowy, ale niezależnie od formy, zapis powinien być:

• dokładny i wolny od interpretacji,
• sporządzony jak najszybciej po rozmowie,
• przechowywany zgodnie z zasadami poufności.

Formy dokumentowania:

1. Protokół z rozmowy

• Sporządzany na bieżąco przez osobę notującą.
• Zawiera dokładne cytaty, datę, miejsce i dane uczestników.

2. Notatka służbowa

• Pisemne podsumowanie rozmowy przez prowadzącego.
• Może zawierać syntetyczne informacje, bez dosłownego cytowania.

3. Nagranie rozmowy

• Stosowane sporadycznie.
• Wymaga uprzedniej zgody rozmówcy i uzasadnienia potrzeby.

Wnioski i dalsze działania

Odpowiednio przeprowadzona rozmowa może:

• ujawnić dodatkowe naruszenia,
• wskazać luki w procedurach,
• pomóc przygotować działania następcze (np. postępowanie dyscyplinarne, roszczenia, zawiadomienia).

Pamiętaj: nawet jeśli świadek nie mówi wprost całej prawdy, to sposób, w jaki formułuje odpowiedzi, również niesie istotną wartość dowodową.

Podsumowanie – zasady skutecznej rozmowy ze świadkiem

• Zaplanuj rozmowę w oparciu o dostępne dowody.
• Prowadź ją spokojnie, bez presji i uprzedzeń.
• Zadbaj o dokładne i poufne dokumentowanie.
• Analizuj nie tylko co mówi świadek, ale także jak mówi.
• Wnioski z rozmów wykorzystuj do podejmowania świadomych decyzji.