9 maja 2023 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy wprowadzający Krajowy System e-Faktur (KSeF).

Czym jest KSeF?

KSeF to narzędzie, które umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Obecnie wystawianie faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) w Krajowym Systemie e-Faktur jest dobrowolne, dostępne na równi z dotychczasowymi formami fakturowania – w postaci elektronicznej i papierowej. Od 1 lipca 2024 r. korzystanie z e-faktur stanie się obowiązkowe dla czynnych podatników VAT. Podatnicy zwolnieni podmiotowo lub przedmiotowo będą mieli pół roku więcej na przygotowanie się do zmian. Obowiązek korzystania z KSeF obejmie ich z początkiem stycznia 2025 r. Zgodnie z projektem ustawy obowiązkowy KSeF będzie dotyczył wszystkich podmiotów posiadających siedzibę na terytorium Polski oraz podmiotów zagranicznych posiadających stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce.

Sankcje

Przez pierwsze pół roku funkcjonowania systemu nie będą nakładane kary za niekorzystanie z KSeF. Fiskus będzie mógł karać podatników dopiero od 1 stycznia 2025 r. Wysokość kar finansowych będzie uzależniona od stopnia przewinienia. Co do zasady organ podatkowy może nałożyć karę w wysokości do 100% kwoty podatku wskazanej na fakturze wystawionej poza KSeF, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – w wysokości 18,7% kwoty należności ogółem. Fiskus będzie mógł wymierzyć karę podatnikowi, który:

mimo ciążącego na nim obowiązku nie wystawił faktury przy użyciu KSeF,
wystawił fakturę niezgodnie ze wzorem udostępnionym w KSeF w czasie awarii systemu lub w trybie offline,
nie przesłał do systemu faktur wystawionych w czasie awarii systemu lub w trybie offline w określonym terminie.

Awarie systemu

Projekt ustaw przewiduje także rozwiązania na wypadek awarii systemu. W przypadku awarii leżącej po stronie podatnika będzie on zobowiązany do wystawienia faktury ustrukturyzowanej zgodnie ze wzorem w trybie offline, przesłania nabywcy w sposób z nim uzgodniony, a następnie przesłania jej do systemu nie później niż następnego dnia roboczego po dniu jej wystawienia. W przypadku awarii systemowej określonej w komunikacie przedsiębiorca może wystawić fakturę ustrukturyzowaną w trybie offline, a następnie przesłać ją do systemu w ciągu 7 dni od dnia ustania awarii.

Wyłączenia z KSeF

Z KSeF zostaną wyłączone przede wszystkim faktury w obrocie konsumenckim (B2C) oraz bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych). Z systemu zostaną wyłączeni:

podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju,
podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, którzy posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, jeżeli to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,
podatnicy korzystający z procedur szczególnych, m.in. dotyczących niektórych usług, procedur w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób, lub procedur dotyczących sprzedaży na odległość towarów importowanych.

Przy użyciu KSeF będą mogły być fakultatywnie wystawione faktury VAT RR oraz faktury korygujące VAT RR. Od 1 stycznia 2025 r. zostanie wycofana możliwość wystawiania faktur przy zastosowaniu kas rejestrujących. Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu takich kas będą zobowiązani do wystawienia paragonu fiskalnego nabywcy, a faktury będzie trzeba wystawiać przez system KSeF.

Dodatkowo projekt ustawy przewiduje także wprowadzenie wyłącznie elektronicznej obsługi wiążących informacji WIT (wiążąca informacja taryfowa), WIP (wiążąca informacja o pochodzeniu), WIA (wiążąca informacja akcyzowa) oraz WIS (wiążąca informacja stawkowa) – poprzez rozbudowę i dostosowanie funkcjonujących już systemów informatycznych KAS (Krajowej Administracji Skarbowej).

Podsumowanie

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur stanowi rewolucję w polskim systemie rozliczeń. Odpowiednie wdrożenie systemu stanowi wyzwanie zarówno techniczne, organizacyjne, jak i finansowe. KSeF wymusi na przedsiębiorcach dostosowanie swoich systemów księgowych do nowej rzeczywistości. Proces wdrożenia od strony technologicznej i organizacyjnej będzie wymagał zaangażowania wielu osób i zespołów oraz sporych nakładów finansowych. Przedsiębiorcy będą musieli zweryfikować, czy dostawcy oprogramowania będą w stanie na czas zaimplementować wszystkie zmiany wynikające z nowych obowiązków. Dodatkowo przedsiębiorcy będą musieli opracować procesy wewnętrzne dotyczące m.in. weryfikacji faktur, monitorowania obiegu dokumentów oraz sposobów dostarczania faktur do kontrahentów, którzy nie mają obowiązku korzystania z KSeF. Dlatego warto dobrze wykorzystać pozostały czas na wprowadzenie odpowiednich rozwiązań.

Jeżeli chcesz uzyskać dodatkowe informacje lub wsparcie w zakresie przygotowania do wdrożenia Krajowego Sytemu e-Faktur już teraz – skontaktuj się z naszymi ekspertami.

Author

  • Rödl & Partner

    Rödl & Partner to międzynarodowa firma świadcząca zintegrowane usługi profesjonalne w obszarach: audyt, Business Process Outsourcing, doradztwo podatkowe, doradztwo prawne, consulting. Działa w 50 krajach i ma 107 biur, w których pracuje 5260 osób. W Polsce zatrudnia ponad 500 pracowników w sześciu lokalizacjach – Gdańsku, Gliwicach, Krakowie, Poznaniu, Warszawie i Wrocławiu. Od 30 lat łączy tradycyjne wartości z nowoczesnym podejściem do biznesu. To firma, w której okazywanie troski i duch zespołowości kształtują wzajemne relacje i budują zaufanie wśród klientów na całym świecie. Atutem Rödl & Partner jest wysoko wykwalifikowana kadra pracowników biegle władających językiem niemieckim i angielskim. Doradcy Rödl & Partner wychodzą poza liczby, tabele i paragrafy, stawiając na zrozumienie biznesu i szczere zaangażowanie. Skuteczny doradca podąża za rozwojem biznesu klienta, pomaga nie tylko przewidywać trudności, lecz także wskazywać na szanse.