Regulamin pracy zdalnej - rozwiązaniem na sprawną organizację pracy w dobie epidemii?

Jak zorganizować pracę zdalną, aby utrzymać efektowność swoich pracowników? Poniżej kilka praktycznych wskazówek.

W związku z epidemią COVID-19 pracodawcy, w branżach gdzie jest to możliwe, zdecydowali się na odesłanie swoich pracowników do świadczenia pracy zdalnej. Z pewnością dla części pracodawców i pracowników tzw. home office stał się nową rzeczywistością, z którą wcześniej albo nie mieli do czynienia albo mieli jedynie okazjonalnie. Obecnie praca zdalna stała się codziennością, a pracodawcy w celu utrzymania zaangażowania jak i wydajności swoich pracowników powinni szybko i sprawnie dostosować swoje firmy do nowych realiów.

Obowiązujące przepisy prawa pracy nie regulują w żaden sposób świadczenia pracy zdalnej. Z jednej strony wymusza to na pracodawcach obowiązek określenia zasad/reguł takiej pracy, ale z drugiej zapewnia im dużą swobodę. Na gruncie istniejących luk prawnych w przypadku pracy zdalnej pojawiają się wątpliwości co do kwestii m.in. raportowania przez pracownika wyników pracy, ochrony danych osobowych, wypadków w miejscu pracy, powierzenia sprzętu i odpowiedzialności za niego. Przykładowo jak należy potraktować uraz pracownika w domu, gdy pracodawca nie ma żadnego wypływu i żadnej kontroli nad tym, jakie są warunki bhp w domu pracownika.

Wprowadzenie w firmie transparentnych zasad dotyczących wykonywania pracy zdalnej może znacząco ułatwić organizację pracy i utrzymać wydajność oraz zaangażowanie pracowników na tzw. home office. Najczęściej będzie się to wiązało ze zmianą regulaminu pracy lub z zawarciem porozumień z pracownikami. Praktycznym rozwiązaniem mogłoby być też kompleksowe uregulowanie wszystkich kwestii dotyczących home office w oddzielnym dokumencie np. regulaminie pracy zdalnej.  

Poniżej znajduje się kilka praktycznych wskazówek dla pracodawców jak ułatwić organizację pracy zdalnej w swoich firmach. Należy pamiętać, że wytyczne te mają charakter ogólny i muszą być dostosowane do specyfiki danego podmiotu gospodarczego.

Praktyczne wskazówki są następujące:

  1. Opracuj i wprowadź zasady organizacji pracy zdalnej swoich pracowników np. w formie regulaminu pracy zdalnej lub poprzez zmianę obowiązującego regulaminu pracy. Jest to szczególnie ważne w sytuacji, gdy przepisy praca w żaden sposób nie regulują tych kwestii.

  2. Wprowadź rozwiązania umożliwiające monitorowanie wydajności i efektów pracy pracownika np. określ zasady raportowania przez pracownika efektów pracy (plan pracy na dany dzień, przedstawienie raportu dziennego z wykonach zadań).

  3. Określ jasne zasady stanu gotowości pracownika do świadczenia pracy, w szczególności określ sposób potwierdzenia obecności pracownika w pracy, ustal godziny i formę w jakich pracownik ma pozostawać w dyspozycji pracodawcy do przyjmowania i realizacji bieżących zadań przekazywanych w ramach zakresu obowiązków, w szczególności z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.

  4. Określ zasady właściwego wykorzystania zasobów firmy oraz wytyczne dotyczące zachowania bezpieczeństwa pracy.

  5. Stwórz plan komunikacji, aby zaangażować pracowników zdalnych w codzienną działalność firmy.

  6. Zapewnij odpowiedni sprzęt do pracy zdalnej. Upewnij się, że wszystkie urządzenia, które będą używane zdalnie, posiadają najnowszą wersję swojego oprogramowania operacyjnego, oprogramowania zabezpieczającego i aplikacji.

  7. Opracuj i wdróż politykę bezpieczeństwa, która dotyczy wszystkich pracowników pracujących zdalnie, w tym działania które zapewnią bezpieczeństwo przetwarzania danych przez pracowników.

  8. Stwórz numer telefonu i adres e-mail, pod którym pracownicy będą mogli przekazać swoje obawy dotyczące firmy, pracy w domu, a nawet statusu wirusa.

  9. Wprowadź instrumenty motywujące pracowników do działania lub wpływających na ich kreatywność.

  10. Upewnij się, że posiadasz kopie zapasowe swoich usług, aby pracownicy mogli kontynuować pracę, gdy dodatkowy ruch spowoduje, że podstawowe usługi przestaną działać.

Przedstawiona lista jest jedynie przykładem rekomendowanych działań. Każdy pracodawca musi dostosować swoje działania do konkretnych potrzeb firmy i warunków mających wpływ na organizację pracy w danej branży. W dobie niepewności spowodowanej epidemią COVID-19 reorganizacji zatrudnienia i dostosowania go do nowych warunków stała się istotnie ważnym tematem, w szczególności może być kluczowym czynnikiem, który zapobiegnie redukcji zatrudnienia w firmie oraz dalszej jej restrukturyzacji.

Autor: Magda Mączka, Stolarek & Partners