Artykuł

Telepraca czy praca zdalna?

Streszczenie:

Praca zdalna, home office, telepraca–pojęcia te stały się powszechne jak nigdy wcześniej, a wielu pracodawców przekonuje się do bardziej elastycznego ustalania miejsca, skąd pracują ich pracownicy.I to już niezależnie od  przymusu, jaki narzuciła pandemia.Opracowując w firmie podejście do tego tematu warto wyjść od bazy, jaką dają nam przepisy. 

Spośród wymienionych na początku pojęć, telepraca doczekała się najbardziej szczegółowej regulacji prawnych. Nie oznacza to jednak, że i w jej ramach nie ma obszarów wątpliwych lub trudnych do uchwyceniawpraktyce. Zgodnie z Kodeksem pracy, telepracą jest praca wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Dwa główne wyznaczniki telepracy to zatem: (1) regularność - praca spoza biura świadczona doraźnie, incydentalnie nie jest telepracą, oraz (2) wykonywanie pracy za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej – jeżeli pracownik z takich nie korzysta, nie mamy do czynienia z telepracą.

Ogólne warunki stosowania telepracy pracodawca określa w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników. W takim regulaminie warto opisać w szczególności, jakie są zasady wyposażania stanowiska pracy telepracownika oraz dostarczania mu niezbędnego sprzętu, w tym np. czy dopuszczalne jest korzystanie do celów służbowych ze sprzętu prywatnego (jeżeli tak, to telepracownikowi powinien przysługiwać ekwiwalent pieniężny w wysokości z góry ustalonej w regulaminie lub umowie z pracodawcą).

Regulamin powinien również zawierać wytyczne dotyczące sposobunadzorowania pracy, jak i warunków przeprowadzania kontroli mającej na celu potwierdzenie przestrzegania zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Praca na odległość może utrudniać utrzymanie bieżącego kontaktu z pracownikiem, stąd do uregulowania warto rozważyć takie kwestie, jak zasady porozumiewania się pracodawcy z telepracownikiem, w tym sposób potwierdzania obecności telepracownika na stanowisku pracy, jak również przemyśleć sposób monitorowania czasu poświęconego na telepracę. Część z powyższych kwestii lub ich uszczegółowieniemoże również znaleźć się w samej umowie dotyczącej telepracy zawieranej z pracownikiem.

Uzgodnienie z pracownikiem, że praca będzie wykonywania w formie telepracy może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia. Zmiana warunków wykonywania pracy w ramach trwającego już stosunku pracy następuje na mocy porozumienia stron, z inicjatywy pracownika lub pracodawcy.Ustawodawca uwypuklił zasadę wspólnego działania pracodawcy i pracownika, gdzie żadna ze stron nie narzuca swojej woli. Wprowadzenie telepracy wymaga dwustronnego działania. Gdyby po początkowym okresie okazało się jednak, że strony nie odnajdują się w tej formie pracy, to w  terminie 3 miesięcy od dnia podjęcia pracy w formie telepracy, każda ze stron ma prawo wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. To swoisty okres próbny, który powinien dać materiał wystarczający dla oceny, czy system telepracy sprawdza się we współpracy z poszczególnymi pracownikami.
Główne zagadnienia dotyczące telepracy są również tymi, które naturalnie pojawią się przy pracy zdalnej. Dokonanie rozróżnienia pomiędzy pracą zdalną a telepracą jest obecnie dość umowne. Praca zdalna (inaczej home office) nie ma bowiem porównywalnego do telepracy odzwierciedlenia w przepisach.Dopiero w związku z pandemią ustawodawca zdecydował się na jakiekolwiek doprecyzowanie pojęcia pracy zdalnej i warunków jej wykonywania.

Mowa tu o specustawie covidowej, zgodnie z którą pracodawca w drodze polecenia służbowego może skierować pracownika do wykonywania pracy określonej w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania przez określony czas. Głównym wyróżnikiem pracy zdalnej jest zatem jej doraźność. Co więcej, w odróżnieniu od telepracy, skierowanie do pracy zdalnej jak wyżej to jednostronna decyzja pracodawcy, którą ten może w każdym momencie cofnąć.

Jak rozwinięto w Tarczy 4.0, wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (tutaj mamy zazębianie się z telepracą) lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.

Podobnie jak przy telepracy, narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca. Przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
W przepisach pokrótce doprecyzowano również zasady ewidencjonowania pracy zdalnej. Na polecenie pracodawcy, pracownik ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania. Takie raportowanie wykonanej pracy wydaje się być niezbędnym minimum umożliwiającym pracodawcymonitorowanie rozkładu pracy i jej koordynację w firmie.

Powyżej opisane zasady wykonywania pracy zdalnej mają jednak na ten moment ograniczony zakres zastosowania – praca zdalna ze specustawy została dopuszczona tylko w celu przeciwdziałania COVID-19. Homeoffice niezwiązane z tym celem pozostaje nadal obszarem nieuregulowanym prawnie. Firmy zachowują zatem póki co znaczną swobodę w kształtowaniu swych wewnętrznych polityk dotyczących pracy zdalnej. Być może w dalszej perspektywie ten stan ulegnie zmianie i ustawodawca zdecyduje się na nadanie pracy zdalnej bardziej uniwersalnych ram prawnych. Rosnąca popularność pracy zdalnej będzie z pewnością istotnym bodźcem.

Autor: Kancelaria Konieczny Wierzbicki Cena: Bezpłatne