Artykuł

Podróżuj mądrzej - wydawaj mniej

Streszczenie:Nowy produkt ePowerCorporate – możliwością ograniczenia kosztów i zwiększenia kontroli podróży służbowych w firmie.

Koszty podróży służbowych mogą stanowić bardzo istotną pozycję w ogólnym budżecie firmy.Mimo ogromnego rozwoju technologii, możliwości zadzwonienia czy wysłania maila praktycznie z każdego miejsca na świecie, kontakty osobiste, bezpośrednia rozmowa są wciąż nie do przecenienia. Zatem i ponoszenie takich wydatków przez firmy jest cały czas niezbędne. Co zrobić zatem, aby je minimalizować i zwiększać kontrolę nad kosztami podróży biznesowych?

LEPIEJ Z BIUREM CZY SAMEMU?

Większość firm nie posiada wyspecjalizowanych działów, zajmujących się rezerwacją podróży służbowych i powierza to zadanie asystentkom zarządu, sekretarkom, wychodząc z założenia, że to obniży ich koszty poprzez uniknięcie opłat transakcyjnych pobieranych przez biuro. Jest to o tyle błędna podejście, że ogólnie dostępne wyszukiwarki często nie oferują tak szerokiej dostępności miejsc i tak atrakcyjnych stawek jak specjalistyczne programy dedykowane dla biur podróży. Poza tym większość tych wyszukiwarek także dolicza te opłaty transakcyjne. W momencie przekazania tych rezerwacji za zewnątrz, do profesjonalnego biura, pojawia się główna oszczędność dla firmy, trudno mierzalna w pieniądzu czy w procentach, jaką jest czas. W ślad za tym idą kolejne korzyści jak choćby: indywidualnie negocjowane stawki korporacyjne na podstawie umów trójstronnych, odroczone terminy płatności, dogodne formy fakturowania, dedykowana do obsługi danej firmy osoba, helpdesk 24/7, który w danej awaryjnej sytuacji pomorze znacznie szybciej i lepiej niż infolinie na lotniskach czy liniach lotniczych i wiele innych.

ePOWER CORPORATE

Bardzo dobrym rozwiązaniem dla firm, pozwalającym ściśle kontrolować politykę podróży biznesowych w firmach, jest zastosowanie programu ePowerCorporate.

Produkt ePowerCorporate został stworzony przez lidera rozwiązań IT dla szeroko pojętej branży turystycznej - firmę Amadeus. Firma Bissole Business Travej, jako pierwsza i jedyna na Dolnym Śląsku, wprowadziła ten produkt i udostępnia go bezpłatnie. Jest to przełomowe rozwiązanie internetowe typu selfbookingtool. Mogą z niego korzystać zarówno korporacje, jak i mniejsze firmy. Zapewnia on wszystkim użytkownikom łatwy i szybki dostęp w czasie rzeczywistym do globalnej oferty przelotów, hoteli, wynajmu aut. Sam program jest bardzo intuicyjny w obsłudze. Wyglądem przypomina klasyczne wyszukiwarki, a zawiera ofertę ponad 500 regularnych linii lotniczych oraz 38 linii niskobudżetowych, ponad 92 tys. hoteli na całym świecie oraz ofertę ponad 36 tys. wypożyczalni samochodów. Samo udostępnienie i użytkowanie systemu w danej firmie musi nastąpić za pośrednictwem biura podróży posiadającego na niego licencję, aby firma zachowała komfort samodzielności rezerwacji z jednej strony, a drugiej –miała stały dostęp i pomoc konsultanta. System jest dostępny 24/7, wystarczy mieć Internet.

POLITYKA PODRÓŻY

ePOWER CORPORATE idealnie monitoruje politykę podróży biznesowych w firmach, a jeśli jakaś firma nie posiada takiej polityki, w pewien sposób wymusza jej wprowadzenie.Świadomie i profesjonalnie stworzona polityka podróży generuje istotne oszczędności dla firmy. Polega ona na zdefiniowaniu uprawnień poszczególnych pracowników i określeniu wytycznych w zakresie autoryzacji podróży służbowych. W praktyce wszelkie założenia tej polityki, takie jak: jakimi liniami lotniczymi i w jakich klasach (ekonomicznych, biznesowych) podróżują pracownicy, w jakich hotelach nocują (jaka sieć hotelowa, jaki standard?), itp. można wprowadzić do systemu i ten będzie automatycznie pokazywał danemu pracownikowi tylko ofertę dostosowaną do jego profilu. Można, choć nie trzeba, określić też różne poziomy dostępu i autoryzacji danych rezerwacji przez pracowników wyższego szczebla. Usystematyzowanie i przestrzeganie takich procedur generuje istotne oszczędności w firmie, duży udział ma w tym także efekt visualguilt.

EFEKTVISUAL GUILT

System można tak skonfigurować, aby wszystkie rezerwacje były widoczne dla wszystkich pracowników. Widzą oni zatem nie tylko swoje, ale także rezerwacje kolegów z tego samego szczebla. Tu pojawia się zachowanie, odmienne od takiego, którym większość ludzi kieruje się w życiu prywatnym, czyli chcąc mieć coś lepszego od sąsiada, kupuje coś droższego. W pracy, aby się wykazać, pracownik chce sam znaleźć tańszą ofertę niż kolega, zwłaszcza, że dokonując tych rezerwacji samodzielnie, nie może zrzucić winy za wybór drogiej oferty np. na biuro podróży. Przy efekcie visualguilt działają zatem dwa czynniki: po pierwsze zwiększa się odpowiedzialność pracowników za koszty własnych podróży, po drugie - porównując swoje wydatki z wydatkami innych sami automatycznie szukają oszczędności. Dzięki temu, jak wynika z badań Amadeusa, wydatki na podróże biznesowe spadają w firmach od 10 do 20 procent.

PODSUMOWANIE KORZYŚCI

Udostępnienie i korzystanie z systemu ePowerCorporate za pośrednictwem Bissole Business Travel jest bezpłatne, system jest dostępny 24/7. Występowanie w całym procesie biura podróży zapewnia kontrolę i pomoc wykwalifikowanego personelu w każdej sytuacji. System można dostosować ściśle do wewnętrznej polityki podróży w danej firmie, łącznie z możliwością konfiguracji języka i waluty, a jest on dostępny w 29 językach oraz we wszystkich walutach wraz z przeliczaniem jednej waluty na drugą. W działach finansowych i księgowych pojawia się znaczna oszczędność czasu dzięki jednemu źródłu raportowania i kontroli. Oczywiste oszczędności dla firmy pojawiają się dzięki bezpośredniej dostępności bardzo bogatej oferty oraz poprzez działanie efektu visualguilt. Wprowadzanie takich nowych rozwiązań technologicznych jak ePowerCorporate wpływa też znacząco na pozytywny wizerunek firmy.

Aleksandra Palka
Dyrektor ds. marketingu
Bissole Business Travel

Autor: Aleksandra Palka Dyrektor ds. marketingu Bissole Business Travel Data publikacji: 2013-06-01 Cena: 0