Artykuł

Klauzula apostille – charakterystyka

Streszczenie:

Apostille (klauzula apostille), czy też po polsku apostil, to inaczej poświadczenie dokumentu sporządzonego w jednym państwie, w celu jego legalnego użycia w innym. Czynność ta (poświadczenie) polega na uzyskaniu odpowiedniej pieczęci (klauzuli) na dokumentach urzędowych, którymi chcemy prawidłowo posługiwać się w innych krajach.

Apostil wydawany jest na wniosek posiadacza dokumentu; jeżeli uzyska on apostil, może zostać przedłożony odpowiednim instytucjom obcego państwa, bez konieczności podejmowania dodatkowych czynności potwierdzających jego autentyczność. Klauzuli apostille podlegają, w świetle polskiego prawa, m.in. następujące rodzaje dokumentów:

  • akty stanu cywilnego (akty ślubu, zgonu, urodzin)

  • dokumenty sądowe

  • dokumenty administracyjne

  • dyplomy

  • wyroki sądowe

  • akty notarialne

  • wypisy z rejestrów

  • zaświadczenia urzędowe na dokumentach prywatnych.

    
Klauzula apostille działa oczywiście w obie strony – oznacza to, że zagraniczne dokumenty, którymi np. przedsiębiorcy chcą legalnie posługiwać się w Polsce, również muszą uzyskać apostil. Należy jednak wiedzieć, że omawiana klauzula obowiązuje w państwach – sygnatariuszach Konwencji Haskiej z 1961 roku, (w Polsce obowiązuje od 14 sierpnia 2005 roku) znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych przez placówki dyplomatyczne i urzędy konsularne. Poświadczenie dokumentu, którym będziemy posługiwać się w państwie nie będącym stroną Konwencji wymaga innej procedury – legalizacji.

Cel funkcjonowania apostille oraz podstawa prawna

Klauzula apostille, ustalona przez Konwencję Haską jest wynikiem prac zmierzających do ułatwienia posługiwania się dokumentami urzędowymi w obcych państwach w ramach prawa prywatnego, poprzez uproszczenie procedury nadania im ważności za granicą (ale bez zniesienia tejże procedury, co z kolei mogło by doprowadzić do „zalania” urzędów masą dokumentów o niepewnej wartości). Był to niesłychanie ważny krok, biorąc pod uwagę postępującą globalizację, zacieśniającą się międzynarodową współpracę gospodarczą, czy też gwałtowny wzrost podróży zagranicznych, zarówno prywatnych jak i biznesowych oraz narastającą migrację zarobkową. Klauzula obowiązuje też akty stanu cywilnego, istotne dla jednostek osiedlających się na stałe w obcym kraju oraz dokumenty poświadczające kwalifikacje zawodowe lub tytuły własności).
A jest to znaczące ułatwienie. Dzięki Konwencji Haskiej, potwierdzenie autentyczności dokumentu (widniejących na nim podpisów, stemplów, pieczęci), wymaga jedynie dołączenia apostilu, opisanego w art. 3 i 4 Konwencji.

Artykuł 3
Jedyną czynnością, która może być wymagana w celu poświadczenia autentyczności podpisu, charakteru, w jakim działała osoba, która podpisała dokument, oraz, w razie potrzeby, tożsamości pieczęci lub stempla, którym opatrzony jest dokument, jest dołączenie apostille określonej w artykule 4, wydanej przez właściwy organ Państwa, z którego dokument pochodzi.

Jednakże czynność wymieniona w poprzednim ustępie nie może być wymagana, gdy ustawy, inne przepisy prawne lub praktyka obowiązująca w Państwie, w którym dokument jest przedłożony, lub umowa między dwoma lub większą liczbą Umawiających się Państw, zniosły lub uprościły legalizację lub zwolniły taki dokument z legalizacji.

Artykuł 4
Apostille, o której mowa w artykule 3 ustęp 1, będzie umieszczona na samym dokumencie lub będzie do niego dołączona; powinna być ona sporządzona według wzoru załączonego do niniejszej konwencji.

Może być ona jednakże sporządzona w języku urzędowym wydającego ją organu. Standardowe zwroty w niej zawarte mogą być sporządzone również w drugim języku. Tytuł "Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)" pozostawiony będzie w języku francuskim.
(…)

ZAŁĄCZNIK
Wzór apostille
Apostille będzie sporządzona w formie kwadratu o bokach o długości co najmniej 9 centymetrów

http://www.charkow.msz.gov.pl

Uzyskanie apostille

W stosunku do polskich dokumentów organem właściwym do wydawania apostille jest Mninisterstwo Spraw Zagranicznych Dział Legalizacji. Opłata za wydanie klauzuli wynosi 60 złotych, które można zapłacić zarówno gotówką (w kasie MSZ), jak i przelewem bankowym.Jeżeli chodzi o dokumenty wystawione na terytorium Wielkiej Brytanii, organem właściwym dla wystawienia dla nich klauzuli apostille jest zajmujące się legalizacją dokumentów biuro Foreign & Commonwealth Office - Legalisation Office. Aby uzyskać apostil w UK, należy przesłać pocztą do FCO dokument, dla którego chcemy uzyskać klauzulę. Autentyczność dokumentu musi być potwierdzona notarialnie.
Wyjątki i obostrzenia dotyczące apostille

Oczywiście, apostille nie zawsze jest wymagana. Nie potrzeba jej, w sytuacji, w której chcemy posługiwać się określonym dokumentem w kraju, związanym z Polska umową upraszczającą, lub całkowicie znoszącą wymóg legalizacji (uzyskania klauzuli apostille).

Zakres Konwencji Haskiej nie obejmuje ponadto dokumentów, których autorami są urzędnicy konsularni oraz dyplomaci, a także dokumenty administracyjne dotyczące operacji celnych i handlowych.

Ale uwaga! Nie wszystkie rodzaje dokumentów mogą zostać od razu zaopatrzone w klauzulę apostille. Niektóre z nich wymagają wcześniejszego uwierzytelnienia. Należą do nich:

  • tłumaczenia dokumentów (ich uwierzytelnienia, czyli potwierdzenia autentyczności podpisu i pieczęci tłumacza przysięgłego dokonuje Minister Spraw Zagranicznych)

  • dokumenty sądowe (tutaj sprawa jest nieco skomplikowana, ponieważ dokumenty sądowe mogą być zaopatrzone w podpisy sędziego, referendarza lub sekretarza sądowego oraz w pieczęć urzędową sądu. W takim przypadku, owe dokumenty są uwierzytelniane przez prezesa właściwego sądu okręgowego, ewentualnie przez upoważnionych przez prezesa sędziego lub referendarza sądowego. W przypadku konieczności uwierzytelnienia dokumentu wydanego przez sąd apelacyjny, podmiotem uwierzytelniającym jest prezes sądu apelacyjnego, albo upoważniony przez niego sędzia)

  • dokumenty notarialne (w tym przypadku urzędowa pieczęć oraz podpis notariusza, są uwierzytelniane przez prezesa właściwego dla notariusza sądu okręgowego, ewentualnie upoważniony przez prezesa inny sędzia lub referendarz sądowy)

  • dyplomy - w kwestii dyplomów, organ uwierzytelniający jest zależny od rodzaju dyplomu. Przedstawia to poniższa tabela:

Warto wiedzieć, że apostil nie może być uzyskany dla dyplomu wystawionego przez instytucję niepubliczną.

 

Słowa kluczowe: Admiral Tax, apostil

Autor: Admiral.Tax Cena: Zawartość jest bezpłatna