Od 7 kwietnia br. obowiązują nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej. Zastąpiły one dotychczasowe przepisy związane z telepracą i pracą zdalną opartą na poleceniu pracodawcy wynikającym ze specustawy covidowej. Obecne przepisy kompleksowo regulują kwestie zasad świadczenia pracy zdalnej, obowiązków pracodawcy i pracownika oraz kwestie pokrywania kosztów związanych z pracą zdalną.

Odpowiedzi na najważniejsze pytania i wątpliwości związane z pracą zdalna są przedstawione poniżej.

Czym jest praca zdalna?

Praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą (w tym pod adresem zamieszkania pracownika) z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (przykładowo e-mail, komunikatory internetowe, telefon).

Pracą zdalną w rozumieniu nowych przepisów jest więc stałe wykonywanie pracy w formule zdalnej (dotychczasowa telepraca), jak i świadczenie pracy jedynie w częściowym wymiarze w formie zdalnej (np. 4 dni w tygodniu a nawet 1 dzień w tygodniu).

Czy praca hybrydowa to praca zdalna?

Tak, praca w trybie tzw. hybrydowym, tj. część tygodnia z biura, a część z domu pracownika, stanowi pracę zdalną w rozumieniu nowych przepisów.

Kiedy można uzgodnić przejście na pracę zdalną?

Ustalenia z pracownikiem w zakresie wykonywania pracy w trybie pracy zdalnej mogą mieć miejsce:

  • przy zawieraniu umowy o pracę – wtedy kwestia zatrudniania w formule zdalnej powinna być określona w treści umowy o pracę

albo

  • w trakcie zatrudnienia (z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika) – w takim przypadku ustalenia w zakresie pracy zdalnej będą modyfikować dotychczasowe warunki stosunku pracy; takie uzgodnienia nie wymagają formy pisemnej.

Jak wdrożyć pracę zdalną w organizacji?

Odpowiedź na to pytanie zależy od tego, czy pracodawca chce od razu wprowadzić pracę zdalną dla większej grupy pracowników i ma ona stanowić standardową formę współpracy, czy też praca zdalna będzie stosowana wyjątkowo, w odniesieniu tylko do niektórych pracowników.

W pierwszym przypadku właściwą formą będzie zawarcie porozumienia ze związkami zawodowymi, a w sytuacji, gdy związki zawodowe nie działają w organizacji lub nie doszło do porozumienia ze stroną związkowa, ogłoszenie regulaminu pracy zdalnej. Wdrożeniu regulaminu pracy zdalnej wymaga konsultacji z przedstawicielami pracowników (co najmniej dwoma). Może się więc okazać, że przed uchwaleniem regulaminu pracy zdalnej trzeba jeszcze przeprowadzić wyboru reprezentantów pracowników.

Jeśli zaś praca zdalna ma obejmować jedynie indywidualne przypadki pracowników, możliwe jest jej wprowadzenie bez ww. regulacji wewnątrzzakładowym. Wtedy to potrzebne będzie zawarcie indywidualnego porozumienia bezpośrednio z zainteresowanym pracownikiem w zakresie wykonywania pracy zdalnej.

Co musi się znaleźć w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub regulaminie pracy zdalnej?

W dokumentach wewnątrzzakładowych dotyczących pracy zdalnej (porozumienie ze związkami zawodowymi lub regulamin pracy zdalnej) należy określić m.in. pracowników, którzy mają być objęci pracą zdalną, zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych ze sprzętem i korzystaniem z tego sprzętu przy wykonywaniu pracy zdalnej (w tym formułę pokrywania tych kosztów przez pracodawcę), zasady kontaktu z pracownikiem zdalnym, zasady potwierdzania obecności, kwestie kontroli wykonywania pracy zdalnej, zasady BHP oraz zasady dotyczące inwentaryzacji, instalacji czy serwisu sprzętu.

Odpowiednio kwestie te należy uregulować w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem dotyczącym świadczenia pracy w formie zdalnej.

Czy pracodawca może narzucić pracę zdalną?

Nowe przepisy przewidują możliwość wydania przez pracodawcę polecenia pracy zdalnej. Takie polecenie będzie mogło zostać wydane w następujących przypadkach:  (i) w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub (ii) w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej. Konieczne będzie by pracownik posiadał warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej – jeśli pracownik oświadczy, że nie ma takich warunków, polecenie wykonywania pracy zdalnej będzie niemożliwe.

Czy zawsze trzeba regulować pracę zdalną w formalnych dokumentach?

Nie, możliwe jest świadczenie pracy zdalnej bez dodatkowych regulacji i porozumień. Taka forma świadczenia pracy w trybie zdalnym nazywana jest pracą zdalną okazjonalną. Wykonywanie pracy w tym trybie jest ograniczone do 24 dni w roku kalendarzowym.

Jakie obowiązki ciążą na pracodawcy w związku z wprowadzeniem przepisów dotyczących pracy zdalnej?

Pracodawca w związku z wprowadzeniem przepisów dotyczących pracy zdalnej będzie posiadał dość rozbudowane obowiązki. Będzie zobowiązany w szczególności do:

  • zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub zapłaty ekwiwalentu za wykorzystanie innego sprzętu do świadczenia pracy zdalnej;
  • zapewnienia pracownikowi instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycie niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
  • pokrycia innych kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej;
  • zapewnienia pracownikowi szkoleń i pomocy technicznej niezbędnej do wykonywania pracy zdalnej;
  • określenia procedury ochrony danych osobowych na potrzeby wykonywania pracy zdalnej;
  • sporządzenia ocenę ryzyka zawodowego uwzględniającej to, że praca będzie wykonywana w trybie zdalnym.

Czy można zrezygnować z pracy zdalnej?

Tak, w przypadku wprowadzenia pracy zdalnej w trakcie trwania stosunku pracy, zarówna pracodawca, jak i pracownik, mogą wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków zatrudnienia. Przywrócenie poprzednich warunków pracy, czyli zakończenie wykonywania pracy w formie zdalnej, powinno nastąpić w terminie ustalonym przez strony stosunku pracy, przy czym termin ten nie może być dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania ww. wniosku. Jeśli pracodawca i pracownik nie ustalą terminu zaprzestania pracy zdalnej, powrót do poprzednich warunków pracy nastąpi w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania ww. wniosku.

Wyjątkiem są pracownicy, o których mowa w art. 67(19) § 6 i 7 kodeksu pracy – w ich przypadku pracodawca nie może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie pracy zdalnej, chyba że dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

W jaki sposób pracodawca ma pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej?

Koszty te mogą być pokryte zgodnie z wyliczeniami dokonanymi w oparciu o przedstawione przez pracownika rachunki. Innym sposobem jest ustalenie ryczałtu, którego wysokość będzie odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Ustalając wysokość takiego ryczałtu trzeba wziąć pod uwagę m.in. normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Rekomendowane jest także uwzględnienie kwestii faktycznego wymiaru pracy zdalnej.

Czy w pracy zdalnej obowiązują przepisy BHP z kodeksu pracy?

Tak, w przypadku wykonywania pracy zdalnej przepisy BHP określone w kodeksie pracy mają zastosowanie. Co prawda, przy pracy zdalnej, na pracodawcy nie ciążą obowiązki związane z zapewnieniem bezpiecznego pomieszczenia i budynku do świadczenia pracy, to jednak nadal pracodawca ma obowiązek poinformowania pracownika o wymaganiach związanych z  BHP i realizowania pozostałych obowiązków BHP.

Ponadto, także pracownicy są zobowiązani do przestrzegania przepisów BHP. To na pracownikach świadczących pracę zdalnie spoczywa obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy na miejscu pracy zdalnej.

Czy można inaczej traktować pracownika zdalnego niż standardowego pracownika?

Nie, pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, uwzględniając przy tym konieczne odrębności związane z pracą zdalną.

Co dalej z telepracą?

Jeśli w organizacji została wdrożona telepraca, to będzie mogła ona dalej obowiązywać, ale maksymalnie przez okres 6 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy. Po tym okresie telepraca będzie musiała być zastąpiona pracą zdalną w rozumieniu nowych przepisów.

Author