Wydarzenie w przeszłości

Prawne i podatkowe aspekty delegowania pracowników

Na spotkaniu grupy roboczej BPCC ds. zarządzania kadrami, które odbyło się w Warszawie we wtorek, 25 października 2016 r., eksperci kancelarii prawnej Wierzbowski Eversheds przybliżyli uczestnikom prawne i podatkowe aspekty delegowania pracowników.

Paweł Lasota, radca prawny w zespole prawa pracy Kancelarii przybliżył różnice pomiędzy delegowaniem a podróżą służbową. W polskim prawie delegowanie nie jest precyzyjnie zdefiniowane, stąd w praktyce odnosimy się do prawa UE tj. dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 96/71/WE oraz dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/67/UE.

W uproszczeniu podróż służbowa to incydentalne zdarzenie, zaś delegowanie wiąże się z tymczasową, jednak mniej incydentalną i wyjątkową niż podróż służbowa zmianą miejsca pracy. W przypadku podróży służbowej nie jest wymagana zgoda pracownika, konieczna jest natomiast archiwizacja pełnej dokumentacji wydatków związanych z wyjazdem w celu zapewnienia przejrzystości finansowo-płacowej.

W przypadku delegowania, tj. tymczasowego przeniesienia pracownika do innej lokalizacji w celu wykonywania pracy, wymagane jest uzyskanie jego zgody. Zwykle wiąże się to z zawarciem z pracownikiem aneksu do umowy o pracę, bądź zastosowaniem tzw. wypowiedzenia zmieniającego warunki umowy i określeniem nowych warunków zatrudnienia.

W przypadku delegowania do krajów UE/EOG i Szwajcarii konieczne jest zapewnienie minimalnych warunków zatrudnienia, obowiązujących w kraju, do którego delegowany jest pracownik. Warto zwrócić przy tym uwagę, że niezbędne jest porównanie warunków w Polsce i kraju docelowym, gdyż w czasie delegowania istnieje obowiązek zastosowania minimalnych warunków pracy, które są korzystniejsze dla pracownika. Przydatne informacje dostępne są na stronie właściwych biur łącznikowych dla pracowników delegowanych: http://europa.eu/youreurope/citizens/national-contact-points/

W odniesieniu do pracowników delegowanych z innych krajów do Polski, należy pamiętać o obowiązkach wynikających z przepisów ustawy z 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług (Dz. U. z 2016 r. poz. 868). Pracodawca delegujący pracownika do pracy na terytorium Polski ma obowiązek:

  • • wyznaczenia osoby upoważnionej do kontaktu z Państwową Inspekcją Pracy oraz do przesyłania i otrzymywania dokumentów i zawiadomień w sprawach  związanych z delegowaniem, przebywającą w tym czasie na terytorium Polski,

  • •  złożenia państwowej Inspekcji Pracy oświadczenia dotyczącego delegowania pracowników na terytorium Polski,

  • •  przechowywania dokumentacji dotyczącej pracy delegowanych pracowników,

  • •  udostępnienia i przetłumaczenia na język polski na żądanie Państwowej Inspekcji Pracy przechowywanych dokumentów, nie później niż w terminie 5 dni roboczych od otrzymania wniosku w okresie delegowania i 15 dni roboczych w okresie 2 lat po zakończeniu delegowania,

  • •  udzielenia w terminie 10 dni roboczych odpowiedzi na pytania Państwowej Inspekcji Pracy dotyczące delegowania pracowników.   

Za niedopełnienie powyższych obowiązków pracodawcy grozi grzywna w wysokości od 1000 do 30 000 zł.

W odniesieniu do ubezpieczeń społecznych, w przypadku delegowania pracownika na czas nie dłuższy niż 24 miesiące do kraju członkowskiego UE/EOG lub Szwajcarii, pracownik  może pozostać objęty polskim systemem ubezpieczeń społecznych. Dokumentem potwierdzającym pozostawanie w krajowym systemie ubezpieczeń jest formularz A1 wydawany w Polsce przez ZUS.

Małgorzata Sajkiewicz, adwokat w zespole doradztwa podatkowego kancelarii Wierzbowski Eversheds dokonała przeglądu najistotniejszych kwestii podatkowych związanych z delegowaniem pracowników.  Tu kluczowe jest ustalenie rezydencji podatkowej pracownika w przypadku dłuższego delegowania, w szczególności gdy łączna liczba dni delegowania do innego kraju przekracza w ciągu roku 183 dni. Punktem wyjścia do określenia rezydencji podatkowej pracownika jest zdefiniowanie jego „stałego miejsca zamieszkania” lub „centrum interesów życiowych”. W przypadku konfliktu rezydencji podatkowych (delegowany jest uważany za rezydenta podatkowego w kraju wysyłającym i w kraju przyjmującym) konieczne jest ustalenie rezydencji podatkowej za pomocą kryteriów wskazanych w umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania pomiędzy krajem wysyłającym a krajem przyjmującym.

W przypadku gdy delegowany w czasie swojego pobytu za granicą pozostaje polskim rezydentem podatkowym, polski pracodawca wykonuje bez zmian obowiązki płatnika podatku dochodowego od wynagrodzenia takiego pracownika. Należy jednak wziąć pod uwagę, że w zależności od okoliczności danej sprawy, wynagrodzenie pracownika może być również opodatkowane w kraju delegowania, w którym praca jest wykonywana. Ta wiedza może być szczególnie istotna dla prawidłowego naliczania wynagrodzenia pracownika (np. w sytuacji tzw. tax equalization, kiedy pracodawca gwarantuje, że w czasie wykonywania obowiązków za granicą pracownik nie będzie ani w gorszej, ani w lepszej sytuacji podatkowej, niż gdyby pozostał w Polsce).

Umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania bardzo często wyłączają możliwość opodatkowania wynagrodzenia delegowanego pracownika w kraju delegowania. Ma to miejsce wówczas, gdy spełnione łącznie są następujące warunki:

  • •  pracownik  przebywa w kraju delegowania nie więcej niż 183 dni w roku,

  • •  wynagrodzenie jest wypłacane przez pracodawcę (lub w imieniu pracodawcy), który nie ma siedziby w kraju delegowania, i

  • •  wynagrodzenie nie jest ponoszone przez tzw. zakład lub stałą placówkę, którą pracodawca posiada w kraju delegowania.

Gdy powyższe warunki są spełnione, wynagrodzenie może być opodatkowane wyłącznie w kraju macierzystym. Warto pamiętać, że w niektórych umowach o unikaniu podwójnego opodatkowania (np. Polska – Niemcy, Polska – Norwegia) warunki wyłącznego opodatkowania wynagrodzenia pracownika w kraju wysyłającym mogą być surowsze.

Nie należy również zapominać, że w świetle polskiej Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wszelkie dodatkowe świadczenia od pracodawcy związane z relokacją pracownika są co do zasady przychodem ze stosunku pracy, który podlega opodatkowaniu na takich samych zasadach jak wynagrodzenie zasadnicze. Niektóre z nich mogą jednak korzystać z  całościowego lub częściowego zwolnienia z opodatkowania. W razie wątpliwości jak konkretnie zaliczyć dane świadczenie, zalecane jest uzyskanie pisemnej  interpretacji Urzędu Skarbowego.

Podczas spotkania uczestnicy uzyskali odpowiedzi na liczne pytania, w związku z ich praktyką odnoszącą się do delegowania pracowników.

Keywords delegacje, delegowanie pracowników, Wierzbowski Eversheds
Policy Groups
2016-10-25, 08:45

Miejsce: Wierzbowski Eversheds, Warszawa, ul. Jasna 14/16A, 5. piętro
Organizator: BPCC, Wierzbowski Eversheds