|
Przetargi w Polsce: Wskazówki dotyczące dokumentów wymaganych od uczestników przetargu |
| Firmy brytyjskie uczestniczące w przetargach w Polsce w ramach konsorcjów, z firmami polskimi lub samodzielnie powinny pamiętać o złożeniu wraz z ofertą pewnych dodatkowych dokumentów wymaganych na podstawie specyfikacji przetargu. Są to zaświadczenia potwierdzające rejestrację firmy, uregulowane na bieżąco płatności firmy z tytułu podatków oraz składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, a także zaświadczenia potwierdzające, że członkowie zarządu firmy lub jej dyrektorzy nie byli karani. Takich dokumentów nie wystawia się w Wielkiej Brytanii. Dopuszcza się jednak ich brytyjskie odpowiedniki lub zamienniki, umożliwiające spełnienie tego wymogu. Szczegóły znajdują się w załączonej poniżej tabeli.
Firmy powinny również mieć świadomość, ze mogą napotkać problemy w przypadku, jeśli polskiej instytucji zamawiającej nie jest znany dany odpowiednik / zamiennik wymaganego dokumentu lub brytyjski organ, który taki dokument wystawia. Instytucja zamawiająca może zakwestionować ważność takiego dokumentu lub takiego brytyjskiego organu i chcieć przez to odrzucić daną ofertę. W takich przypadkach, firmy powinny niezwłocznie zwrócić się do Sekcji Handlowej z prośbą o wydanie oficjalnego zaświadczenia do przedłożenia instytucji zamawiającej, informującego o stanowisku Wielkiej Brytanii dotyczącym tych dokumentów i potwierdzającego ważność zamiennika dokumentu oraz wystawiającego go organu.
|
Zachęca się firmy, aby występowały do Sekcji Handlowej o wydanie oficjalnego zaświadczenia już na wczesnym etapie postępowania przetargowego. Dzięki temu, firma będzie mogła dołączyć nasze zaświadczenie do swojej przetargowej dokumentacji ofertowej, co w efekcie pozwoli jej uniknąć ewentualnego zakwestionowania dokumentacji przez instytucję zamawiającą.
Jeśli instytucja zamawiająca nie zaakceptuje naszego zaświadczenia, co zdarza się niezwykle rzadko, firma może wystąpić do Komisji Europejskiej (DK MARKT) z prośbą o wytyczne i pomoc. Jeśli tą drogą nie uda się zmienić stanowiska instytucji zamawiającej, wówczas firma może wystąpić do Komisji z prośbą o wydanie opinie na mocy Artykułu 226 Traktatu z Maastricht.
|
Wymagane dokumenty polskie oraz ich odpowiedniki lub zamienniki brytyjskie
| Polski wymagany dokument |
Odpowiednik / Zamiennik brytyjski |
| Wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Rejestru Przedsiębiorców |
Akt Założycielski Spółki zawierający numer rejestrowy spółki nadany przez Companies House (brytyjski urząd rejestrowy, odpowiednik Krajowego Rejestru Sądowego w Polsce). |
| Aktualne zaświadczenie z odpowiedniego Urzędu Skarbowego o niezaleganiu z opłaceniem podatków oraz aktualne zaświadczenie z ZUS- u o niezaleganiu z opłaceniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne |
Istnieje możliwość uzyskania Certyfikatu Zgodności z Urzędu ds. Poboru Podatków (HM Revenue and Customs) potwierdzającego, że firma jako pracodawca należycie wywiązuje się ze swojego obowiązku płacenia podatków i składek na ubezpieczenia społeczne (National Insurance), które w Wielkiej Brytanii obejmują zarówno składkę socjalną, jak i zdrowotną.
Takie zaświadczenie może być wystawione tylko przez dział pod nazwą ‘Review Unit’ mieszczący się pod niżej podanym adresem. Na tym zaświadczeniu nie będzie podpisu, ale będzie data.
Review Unit Banking Operatlons HMRC,
Cumbernauld Office Accounts Office
St Mungo's Road Cumbernauld Glasgow G671YZ
Tel: 01236 785295
Fax: 01236 785156 |
| Zaświadczenie o niekaralności Dyrektorów lub Członków Zarządu firmy |
Jest powszechnie przyjęte w Unii Europejskiej i jest to także stanowisko Rządu Brytyjskiego, że Wielka Brytania nie wystawia takich dokumentów. Zamiennik tego dokumentu stanowi oświadczenie firmy (zazwyczaj podpisane przez sekretarza firmy), które ma moc prawną wymaganego zaświadczenia. Oświadczenie to musi być złożone pod przysięgą w obecności brytyjskiego notariusza lub prawnika uprawnionego do odbierania zaprzysiężonych zeznań.
Złożenie takiego zastępczego dokumentu przewidują zapisy Artykułu 29 Dyrektywy 97/52 (zmieniającej Dyrektywę 92/50) (Kryteria Selekcji Jakościowej), które mówią, ze: “ Jeśli kraj, którego sprawa dotyczy, nie wystawia takich dokumentów czy zaświadczeń, można je zastąpić oświadczeniem złożonym pod przysięgą przez osobę, której sprawa dotyczy, w obecności organu władzy sadowniczej lub administracyjnej, notariusza lub upoważnionej instytucji zawodowej bądź handlowej w kraju pochodzenia bądź w kraju, z którego ta osoba pochodzi.” |
| Aktualne zaświadczenie o niezaleganiu z odprowadzeniem podatku VAT (nie zawsze jest wymagane, ale wiadomo, że niektóre instytucje zamawiające wymagają takiego dokumentu). |
W Wielkiej Brytanii nie występuje żaden centralny urząd skupiający działania w zakresie podatku VAT i na dzień dzisiejszy nie istnieje takie Zaświadczenie. W przypadku, kiedy wymaga się od firmy złożenia dokumentów na temat zapłaconego przez nich podatku VAT, firma ta może wystąpić do odpowiedniego dla niej lokalnego urzędu ds. VAT i zorientowac się, w jakim zakresie ten urząd może jej pomóc. W praktyce, reakcje mogą się różnić w zależności od danego urzędu. |
|
