Niemierzalne rezultaty oraz błędne szacowanie budżetów głównymi przyczynami niepowodzenia projektów

Analiza KPMG w Polsce pt. „Project Management. Zarządzanie projektami w przedsiębiorstwach działających w Polsce”.

Zmieniające się warunki rynkowe, rosnące oczekiwania klientów i dynamiczny rozwój technologii wymuszają na organizacjach zmianę podejścia do zarządzania projektami oraz nowe inwestycje w rozwój tego obszaru. 42 proc. badanych przedsiębiorstw w Polsce deklaruje, że zarządza projektami w ujednolicony sposób na poziomie całej organizacji. Jednocześnie aż 55 proc. ankietowanych firm nie prowadzi pomiarów dojrzałości projektowej. W najbliższym czasie priorytetem dla większości przedsiębiorstw będzie poprawa procesu organizacji projektu oraz komunikacji pomiędzy uczestnikami.

Zarządzanie projektami jest obecnie bardzo dynamicznie rozwijającą się dyscypliną, która ma strategiczne znaczenie dla osiągnięcia sukcesu przez organizacje. Stopień ustrukturyzowania obszaru zarządzania projektami jest uzależniony od wielkości organizacji. 61 proc. bardzo dużych przedsiębiorstw posiada dedykowany dział odpowiedzialny za nadzór i zarządzanie projektami (ang. Project Management Office, PMO), który najczęściej podlega bezpośrednio zarządowi. Odsetek firm posiadających taki dział spada, im mniejsza jest organizacja – w przypadku średnich przedsiębiorstw wynosi on zaledwie 31 proc.

Jednocześnie co trzecia ankietowana firma nie posiada ujednoliconych mechanizmów zarządzania projektami na poziomie całej organizacji, a nawet na poziomie działów lub innych wydzielonych jednostek organizacyjnych. Oznacza to, że mają bardzo ograniczoną kontrolę nad sposobem wykorzystania kluczowych zasobów w przedsiębiorstwie.

Zarządzanie projektami jest już pewnym standardem, ale niestety nie jest on mierzony w ustrukturyzowany sposób. Aż 55 proc. ankietowanych przedsiębiorstw w ogóle nie prowadzi pomiarów dojrzałości projektowej, a 38 proc. robi to według własnych standardów. Ponadto blisko 70 proc. badanych firm deklaruje stosowanie wewnętrznej, autorskiej metodyki zarządzania projektem, co dodatkowo utrudnia ocenę kompleksowości podejścia do procesu zarządzania projektami – mówi Marek Gzowski, dyrektor w dziale usług doradczych w zespole doradztwa informatycznego w KPMG w Polsce.

46 proc. firm uruchamia mniej niż 3 projekty strategiczne rocznie

Coraz częściej strategia przedsiębiorstwa wprowadzana jest z wykorzystaniem podejścia projektowego. Z analizy KPMG wynika, że prawie 3/4 badanych firm deklaruje tego rodzaju podejście, w przeważającej mierze w grupie bardzo dużych przedsiębiorstw. Ponad 70 proc. respondentów uruchamia rocznie do 5 projektów strategicznych. Z kolei ponad 60 proc. wskazuje, że strategiczne projekty trwają ponad rok, co może świadczyć o tym, że tylko kluczowe projekty są określane tym mianem.

Źródło: Analiza KPMG w Polsce pt. „Project Management. Zarządzanie projektami w przedsiębiorstwach działających w Polsce”

Większość ankietowanych firm ocenia pozytywnie efektywność realizowanych projektów

W ponad połowie badanych przez KPMG firm więcej niż 80 proc. zrealizowanych projektów przyniosło założone rezultaty i korzyści (56 proc. wskazań respondentów) oraz było przeprowadzonych zgodnie z obowiązującą metodyką (57 proc.).

To ciekawe, że niemal 3/4 przedsiębiorców dobrze lub bardzo dobrze ocenia efektywność zarządzania projektami w ich firmie. Mimo że w większości nie wykonują oni pomiarów dojrzałości projektowej, oceniają siebie pozytywnie. Najwyraźniej kierują się intuicją i wolą nie poddawać się obiektywnej ocenie. Patrząc na projekty z zewnątrz widzimy powtarzalność błędów, które można by całkowicie wyeliminować na wczesnym etapie projektu. Tymczasem firmy w dużym stopniu improwizują, czyli zastanawiają się nad problemem dopiero, gdy wystąpi. Na wszelki wypadek rezultaty projektów rzadko są opisywane w sposób mierzalny. Nawet jeśli mierniki sukcesu istnieją, to znaczna większość organizacji nie podsumowuje doświadczeń z zakończonych projektów, zwłaszcza z popełnionych błędów i nie wyciąga wniosków na przyszłość. Jest to największa różnica między krajowymi i zagranicznymi organizacjami projektowymi – mówi Michał Skorupski, dyrektor w dziale usług doradczych w zespole doradztwa dla administracji publicznej i infrastruktury w KPMG w Polsce.

Najczęstszymi przyczynami niepowodzeń w realizacji projektów, wskazanymi przez ankietowane firmy są ograniczone zasoby specjalistów (57 proc. wskazań) i błędne oszacowanie kosztów projektów (56 proc.). Połowa respondentów wskazała natomiast brak lub niemożliwą do realizacji wizję lub cel projektu, a także niedostateczną współpracę.

Źródło: Analiza KPMG w Polsce pt. „Project Management. Zarządzanie projektami w przedsiębiorstwach działających w Polsce”

Dla większości respondentów badania priorytetem w najbliższym czasie będzie poprawa procesu organizacji projektu (67 proc.) oraz komunikacji pomiędzy jego uczestnikami (65 proc.). Respondenci wskazali ponadto, że istotne będzie również wyznaczenie grupy projektów strategicznych (61 proc.), usprawnienie zarządzania ryzykiem (59 proc.), a także zdefiniowanie i doprecyzowanie zasad uruchamiania projektów (58 proc.).

Raport w wersji elektronicznej, można pobrać ze strony kpmg.pl.

O BADANIU:
Raport KPMG w Polsce pt. „Project Management. Zarządzanie projektami w przedsiębiorstwach działających w Polsce” powstał na podstawie badania przeprowadzonego metodą wywiadu telefonicznego CATI (ang. Computer Assisted Telephone Interview) na grupie 100 średnich i dużych firm. Badanie zostało przeprowadzone w pierwszej połowie 2019 r. we współpracy z firmą Norstat. Ankietowanymi byli członkowie kadry zarządzającej oraz kierownicy wyższego i średniego szczebla. Celem raportu jest przedstawienie podejścia stosowanego przez przedsiębiorców działających w Polsce w zakresie zarządzania projektami (ang. Project Management).

Keywords KPMG, raport KPMG