Ewidencja podatkowa

Ósmy wpis z cyklu artykułów „12 Przykazań ulgi B+R” odnosi się do ewidencji podatkowej, do której prowadzenia zobowiązany jest każdy podatnik, który ma zamiar skorzystać z ulgi na działalność badawczo-rozwojową.

W naszym cyklu przedstawiamy najistotniejsze kwestie związane z ulgą B+R. Każdy z artykułów dotyczy odrębnego zagadnienia, natomiast całokształt artykułów stanowi kompendium wiedzy na temat ulgi na działalność badawczo-rozwojową.
 
Obowiązek wyodrębnienia kosztów poniesionych na działania B+R

Obowiązek prowadzenia ewidencji zawarty został w art. 9 ust. 1 Ustawy CIT oraz art. 24a ust. 1 Ustawy PIT. W rozumieniu Ustawy CIT podatnicy zobowiązani są do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z przepisami Ustawy o rachunkowości, natomiast w rozumieniu Ustawy PIT jest to księga przychodów i rozchodów, bądź księgi rachunkowe, zgodnie z przepisami Ustawy o rachunkowości.

Zgodnie z art. 13 Ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

  1. dziennik,

  2. księgę główną,

  3. księgi pomocnicze,

  4. zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,

  5. wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz)

Natomiast w przypadku ulgi na działalność badawczo-rozwojową, ustawodawca dodatkowo w art. 9 ust. 1b Ustawy CIT jak i art. 24 ust. 1b Ustawy PIT zawarł wymóg wyodrębnienia kosztów poniesionych na działalność badawczo-rozwojową:

„Podatnicy prowadzący działalność badawczo-rozwojową, którzy zamierzają skorzystać z odliczenia, o którym mowa w art. 18d/art. 26e, są obowiązani w ewidencji, o której mowa w ust. 1, wyodrębnić koszty działalności badawczo-rozwojowej”.

Co ważne, warunek ten jest każdorazowo wskazywany przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w wydawanych interpretacjach, co zostało wskazane w naszym artykule „Czym są koszty kwalifikowane”, aby dany wydatek mógł zostać uznany za koszt kwalifikowany i podatnik mógł skorzystać z ulgi B+R:

  • podatnik poniósł koszty na działalność badawczo-rozwojową,

  • koszty na działalność badawczo-rozwojową stanowiły dla podatnika koszty uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy PIT i CIT,

  • koszty na działalność badawczo-rozwojową mieszczą się w zamkniętym katalogu kosztów kwalifikowanych określonym przepisami art. 26e ustawy PIT albo art. 18d ustawy CIT,

  • podatnik nie prowadził w roku podatkowym działalności na terenie specjalnej strefy ekonomicznej na podstawie zezwolenia,

  • w ewidencji, o której mowa w ustawach PIT i CIT, podatnik wyodrębnił koszty działalności badawczo-rozwojowej,

  • podatnik wykazał w zeznaniu podatkowym koszty kwalifikowane podlegające odliczeniu,

  • kwota odliczonych kosztów kwalifikowanych nie przekroczyła limitów określonych w ustawach PIT i CIT,

  • koszty kwalifikowane nie zostały zwrócone podatnikowi w jakiejkolwiek formie.

Przywołane regulacje nakładają więc na podatników obowiązek wyodrębnienia kosztów ponoszonych w związku z działalnością badawczo-rozwojową w rozumieniu ustaw PIT/CIT. Jednocześnie ustawy o podatkach dochodowych nie precyzują, jak należy rozumieć słowo „wyodrębnienie” oraz jak powinno się go dokonać.

Wyodrębnienie kosztów na działalność badawczo-rozwojową w ewidencji rachunkowej ma być podstawą do kalkulacji wysokości ulgi badawczo-rozwojowej. W związku z tym podatnik ma obowiązek dokonać wyodrębnienia w taki sposób, aby możliwe było zidentyfikowanie kosztów kwalifikowanych, dających prawo do skorzystania z ulgi w kwocie odpowiedniej dla danej kategorii kosztów.

Jak wyodrębnić wydatki poniesione na działalność B+R

Ze względu na fakt, że w przepisach brakuje definicji słowa „wyodrębnić”, powszechną praktyką jest odniesienie się do wykładni językowej pojęć niezdefiniowanych w ustawach. Słownik Języka Polskiego PWN (www.sjp.pwn.pl) wskazuje na następujące znaczenia słowa „wyodrębnić”:
„wydzielić się z jakiejś całości” bądź „wyróżniać się odrębnymi cechami”.

Uwzględniając zatem, że regulacje ustaw PIT/CIT nie wskazują, w jaki sposób ma przebiegać wyodrębnienie kosztów kwalifikowanych, należy uznać, że ustawodawca zagwarantował podatnikom pewną autonomię w wyborze sposobu wyodrębniania kosztów, którego podstawowym celem jest wskazanie rzeczywistej wartości kosztów poniesionych na działalność badawczo-rozwojową.

Przykładem akceptacji różnego sposobu wyodrębniania kosztów poniesionych na działalność badawczo-rozwojową może być przykładowo Interpretacja Indywidualna, w której nie zostało uznane za nieprawidłowe stanowisko wnioskodawcy, który do wyodrębniania kosztów korzystał z programu Microsoft Excel:

Wnioskodawca zaznacza, że w ramach prowadzonej przez Spółkę księgowości, wyodrębnia koszty działań badawczo-rozwojowych z innych kosztów uzyskania przychodów. W tym celu, w systemie księgowym, dla każdej prowadzonej pracy stworzono odrębne Miejsce Powstawania Kosztów, przy pomocy którego są rejestrowane koszty dla każdego działania, poszczególne kategorie kosztów w ramach działania B+R są ewidencjonowane przy pomocy programu Excel.

Praktyczne przykłady prawidłowego wyodrębniania kosztów

W zakresie ewidencji podatkowej organy nie wydają zbyt wielu interpretacji, jest to w głównej mierze spowodowane tym, że organ podatkowy w większości przypadków odmawia wszczęcia postępowania w zakresie stwierdzenia, czy wyodrębnienie kosztów wskazane w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego we wniosku jest prawidłowe. Przykład postanowienia w zakresie odmowy wydania interpretacji:

(…) organ interpretacyjny nie ma podstaw do akceptowania czy negowania przyjętej przez podatnika metody ich (kosztów kwalifikowanych) wyodrębnienia, w celu ustalenia stanu faktycznego. Każda z metod teoretycznie może prowadzić do prawidłowego lub nieprawidłowego ustalenia kosztów kwalifikowanych, w zależności od konkretnego przypadku, a weryfikacja powyższego może nastąpić wyłącznie w postępowaniu kontrolnym.

Niemniej jednak, również i w tym przypadku pojawiło się kilka ciekawych interpretacji odnoszących się do prowadzenia ewidencji na cele ulgi badawczo-rozwojowe.

1. Wyodrębnienie kosztów za rok podatkowy, a nie za okresy miesięczne:

W jednym z wniosków, wnioskodawca wskazał, że dla niektórych projektów badawczych posiadał wyodrębnioną ewidencję księgową, dzięki której mógł na bieżąco monitorować koszty prowadzonych badań. Natomiast dla niektórych projektów ewidencja wraz z wszystkimi kosztami poniesionymi na te projekty wydzielane były na koniec roku podatkowego.

Wówczas organ za prawidłowe uznał stanowisko wnioskodawcy:

Przepis ustawy o wyodrębnieniu ewidencji nie precyzuje kiedy powinna zostać wyodrębniona ewidencja księgowa dla projektu. Spółka uważa, że wyodrębnienie ewidencji w roku podatkowym za cały rok prowadzonych badań jest prawidłowy.

2. Prowadzenie odrębnej ewidencji pomocniczej

Pytanie wnioskodawcy dotyczyło prawidłowość wyodrębnienia kosztów poniesionych na projekty spełniające definicję prac badawczo-rozwojowych w ewidencji pomocniczej.

Wówczas organ za prawidłowe uznał stanowisko wnioskodawcy:

Spółka planuje ujmować koszty, w stosunku do których zamierza skorzystać z ulgi badawczo-rozwojowej, w odrębnej ewidencji pomocniczej. Po zaksięgowaniu listy płac i naliczeniu odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, koszty opisane w punktach stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego), zostaną odpowiednio skalkulowane przy wykorzystaniu kluczy alokacji.

Podsumowując, każdy podatnik, który chce skorzystać z ulgi na działalność badawczo-rozwojową musi w ewidencji wyodrębnić wydatki poniesione na działalność B+R, aby stanowiły one koszty kwalifikowane. Sposób, w jaki koszty zostaną wyodrębnione jest dowolny, należy jednak pamiętać, że wyodrębnione wydatki muszą w rzetelny sposób przedstawiać faktycznie poniesione koszty na działalność B+R.

Uważamy, że potencjał ulgi B+R jest duży i w dalszym ciągu nie do końca wykorzystany przez wiele podmiotów prowadzących działalność badawczo-rozwojową. Cykl naszych artykułów ma na celu wyjaśnić wątpliwości związane z ulgą B+R oraz korzystaniem z niej.

Uważamy, że potencjał ulgi B+R jest duży i w dalszym ciągu nie do końca wykorzystany przez wiele podmiotów prowadzących działalność badawczo-rozwojową. Cykl naszych artykułów ma na celu wyjaśnić wątpliwości związane z ulgą B+R oraz korzystaniem z niej.

Cykl „12 Przykazań ulgi B+R” składa się z poniższych artykułów publikowanych co tydzień:

  1. Czym jest ulga B+R?

  2. Działalność badawczo-rozwojowa w 2019 roku – definicja ustawowa i przykłady

  3. Działalność badawczo-rozwojowa w 2019 roku – orzecznictwo i interpretacje indywidualne

  4. Czym są koszty kwalifikowane B+R?

  5. Jak rozliczyć koszty kwalifikowane B+R związane z wynagrodzeniami?

  6. Jak rozliczyć koszty kwalifikowane B+R związane z materiałami?

  7. Jak rozliczyć koszty kwalifikowane B+R związane z amortyzacją?

  8. Ewidencja podatkowa

  9. Ewidencja czasu pracy

  10. Jak ująć ulgę B+R w zeznaniu rocznym?

  11. Strata podatkowa a ulga B+R

  12. Przyszłość ulgi B+R

AUTOR: Łukasz Boszko, Konsultant, Działalność innowacyjna – ulga B+R i IP Box

Keywords Grant Thornton, B+R